Les éléments suivants doivent figurer dans la facture commerciale:

• Description des marchandises avec leur code statistique (HS-Code)
• Poids brut et net; type d'emballage et montant
• Valeur unitaire et valeur totale de l'envoi
• Monnaie de la transaction
• Pays d'origine et destination
• Nom et adresse de l'importateur et de l'exportateur
• La banque émettrice et la banque notificatrice
• Conditions de livraison(Incoterms)
• Date d'échéance

Pour les envois hors UE vous devez toujours utiliser l'original de la CMR.
 

Si les marchandises sont originaires d'un pays hors UE, le certificat d'origine est nécessaire.

Le formulaire EUR 1 et la Déclaration d'origine sur facture servent de justificatif d'origine dès lors que la Communauté européenne a négocié des accords de type préférentiel. Parmi ces accords, certains comportent un régime préférentiel d'échanges réciproques. Dans ce cas, le formulaire EUR 1 et la déclaration d'origine doivent être utilisés par les exportateurs de l'UE et par ceux du pays partie à l'accord.
 
Lorsqu'il s'agit de concessions unilatérales (les avantages n'étant octroyés par l'UE qu'aux exportateurs des pays tiers), le formulaire EUR 1 et la déclaration d'origine sont uniquement utilisés par le pays tiers bénéficiaires. Les règles d'origine et les documents justificatifs se trouvent sur le site de la Direction générale des Douanes. Pour qu'il soit possible d'établir un formulaire EUR 1 ou une déclaration sur facture, au moins deux conditions doivent être respectées:
a- Il doit exister entre la CE et le pays tiers, un accord qui prévoit l'utilisation de ces documents
b- Les produits pour lesquels ces documents sont émis
 
Mainfreight ne peut pas vous fournir un certificat EUR1. C'est à votre Chambre de Commerce qu'il faut en faire la demande.
 
Pour des expéditions de marchandises d'un montant total de moins de 6.000 Euros, vous n'avez pas besoin de faire la demande du certificat EUR1. Une simple déclaration d'origine sur facture est suffisante. Seul l'exportateur peut vous fournir une déclaration sur facture. Sur cette facture, l'exportateur déclare que les marchandises proviennent d'un pays de l'UE. Si vos marchandises sont originaires d'un pays hors UE, vous n'avez pas besoin d'une déclaration sur facture.

La déclaration prend la forme suivante sur la facture pro-forma:
"L'exportateur des produits couverts par le présent document (autorisation douanière N°1), déclare que, sauf indication claire du contraire, ces produits ont l'origine préférentielle CE. Fait à (lieu et date) Signature de l'exportateur suivie en toute lettre de son nom."

Pour la Suisse et le Liechtenstein, la déclaration sur facture doit être en Allemand:
"Der Ausführer der Waren, auf die sich dieses Handelspapier bezieht, erklärt dass diese Waren, soweit nicht anders angegeben, präferenzbegünstigte Europäische Gemeinschafts Ursprungswaren sind."

Si l'exportateur possède un permis, en revanche les exportateurs agréés peuvent utiliser la déclaration quelle que soit la valeur de l'envoi. Le numéro d'agrément doit donc figurer sur la facture.

NB : Un exportateur agréé effectue régulièrement des exportations de produits couverts par l'accord, a obtenu un numéro d'agrément de la part des douanes, offre aux autorités douanières toutes les garanties pour contrôler l'origine des produits.

Merci de noter que la signature doit être authentique et être signée au stylo à encre bleue. Une copie ou un cachet ne sont pas valide.
 

EORI - Economic Operator Registration and Identification (enregistrement et identification des opérateurs économiques).

Il s’agit d’un numéro d’identification communautaire unique, un numéro EORI est obligatoire pour effectuer des importations et des exportations au sein et depuis l’Union européenne et il est valable dans tous les États membres de l’UE.

Pour obtenir un numéro EORI dès maintenant, contactez-nous.

Le département douanier de Mainfreight bénéficie de la "Procédure Domiciliée" (permis de douane pour les procédures simplifiées).
 
Mainfreight peut uniquement faire des dédouanements éléctroniques pour l'export si une autorisation du client a été donné. Mainfreight continuera à faire la déclaration mais, la facture et la prise en charge de la TVA reste à la charge de l'exportateur.
En bref, ni de grands changements, ni de coûts supplémentaires seront imputés avec les nouvelles règles.
Nous avons uniquement besoin de votre accord pour continuer vos dédouanements exports.
 
Liste de colisage
Ce document contient des détails sur votre expédition. La liste de colisage permet la simplification des procédures douanières. La liste de colisage n'est pas toujours obligatoire pour le contrôle des marchandises. Il faut donc toujours vérifier si une liste de colisage est nécessaire ou non.
 

• Ne pas laisser un document important sur la palette. Il faut toujours, si le document est important, le remettre au chauffeur. Nous vous conseillons de nous envoyer une copie par email.
• Nous ne pouvons établir de certificat EUR1. Seulement la Chambre de Commerce peut le faire pour vous.
• Si vous souhaitez que Mainfreight fasse pour vous un dédouanement export, vous devez nous envoyer une autorisation afin que nous fassions la déclaration pour vous. Un dédouanement est necessaire pour les pays suivants en Europe: Suisse, Norvège, Liechtenstein, Andorre, Saint Marin ainsi que les pays de l'Europe de l'Est.
• Merci d'utiliser les abréviation UE et CE pour l'Union Européenne.Merci également de ne pas utiliser les abréviations EG et EC car ceux-ci seront mal interprêté (EG: Egypte et EC: Ecuador)
• Remarque: les signatures sur les documents doivent toujours être signées avec un stylo à encre bleue et doivent être authentiques. Une copie ou un cachet ne sont pas valide.
• Pour finir, merci d'utiliser les numéros statistiques de votre facture.