Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 7 november 2019
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Mainfreight Limited (hierna te noemen: “Mainfreight”). In deze privacyverklaring lichten wij toe welke gegevens wij verzamelen, wat wij daarmee doen en welke rechten u heeft. Wij zullen uw persoonsgegevens te allen tijde verwerken in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving op het gebied van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet. Deze verklaring kan van tijd tot tijd wijzigen; wij raden u dan ook aan om deze regelmatig te controleren. Deze privacyverklaring dateert van november 2019.
Mainfreight zal uw persoonsgegevens niet voor een ander doeleinde verwerken dan hieronder is aangegeven en daarmee verenigbaar is. Deze persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.
Mainfreight verwerkt uw persoonsgegevens op basis van uw voorafgaande toestemming daartoe, indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, Mainfreight dit wettelijk verplicht is of indien Mainfreight hiertoe een gerechtvaardigd belang heeft. Indien u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. De verwerking die enkel was gebaseerd op uw toestemming zal dan vanaf het moment van intrekking gestaakt worden.
Ter verduidelijking is deze Privacyverklaring in verscheidene secties verdeeld:
Persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen ontvangen
Websitebezoekers die onze website en app gebruiken
Behalve de cookies die we kunnen plaatsen, zoals uiteengezet in onze cookieverklaring, verzamelen en verwerken we verschillende soorten persoonsgegevens via de websites mainfreight.com, owenstransport.com.au, chemcouriers.com.au, owens.co.nz, mainchain.net, dailyfreight.co.nz, systemplus.nl en via de Mainfreight mobiele applicatie (de “Service”).
Contact met Mainfreight
De website biedt diverse mogelijkheden voor bedrijven om contact op te nemen met Mainfreight. Zo kunt u vrijblijvend informatie aanvragen over onze dienstverlening, bijvoorbeeld over transport, logistiek/warehousing/VAL, zeevracht of –luchtvracht. Om uw informatieverzoek te kunnen beantwoorden, hebben wij uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres nodig.
Heeft u suggesties, klachten of feedback over onze website, ons bedrijf of onze services? Uw feedback helpt ons onze dienstverlening verder te verbeteren. Om nog contact met u op te nemen naar aanleiding van uw feedback of klacht, vragen we uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres. Pas nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven in de contactformulieren, zullen we uw persoonlijke gegevens ook gebruiken voor acquisitiedoeleinden.
Als u de mobiele Mainfreight applicatie gebruikt, kunt u de (geschatte) geolocatie van uw apparaat met ons delen. We verwerken de (geschatte) geolocatie van uw apparaat alleen nadat u ons hiervoor toestemming hebt gegeven, en we zullen dit alleen verwerken om u de dichtstbijzijnde Mainfreight vestiging en contactgegevens te bepalen en te tonen, zodat u om ons nog sneller en eenvoudiger te contacteren. Deze gegevens worden buiten de EER opgeslagen, in Nieuw-Zeeland.
Offerteaanvraag en prijsberekening
Om een vrijblijvende offerte aan te vragen voor uw transport, dient u uw naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres achter te laten. De vrijblijvende offerte zullen we u per e-mail toesturen. Uw telefoonnummer zal alleen worden gebruikt bij vragen over uw offerteaanvraag. Om een gepaste offerte op te kunnen maken, dient u ook aan te geven op welk adres en in welk land de goederen geladen moeten worden, en waar de goederen geleverd moeten worden.
Rijo-tool
Het is ook mogelijk om de prijs van uw zending direct online te berekenen via onze aparte Rijo-tool. Deze tool is toegankelijk via de ronde knop met de tekst “Bereken uw prijs en boek uw zending”. Via deze tool kunt u snel en simpel een prijs verkrijgen en een zending boeken. Hiervoor dient u het land en de postcode door te geven van het laad- en losadres en informatie over de te verzenden goederen te verstrekken. Na uw keuze voor een specifieke offerte en logistieke partner vragen wij u om aan te geven op welk specifieke laad- en losadres de goederen moeten worden geladen of gelost. Dit kan ook een privéadres zijn. Om contact op te kunnen nemen, indien niemand aanwezig is, dient u tevens de naam en het mobiele nummer van een contactpersoon bij zowel het laadadres als het losadres door te geven.
U kunt deze offerte direct accepteren of weigeren. Mainfreight zal de door u ingevulde gegevens pas ontvangen op het moment dat de offerte door u wordt geaccepteerd. Als u akkoord gaat met de offerte, dan ontvangt u automatisch per e-mail inloggegevens voor deze tool voor een volgende zending.
Mainchain
Via de website en in onze app is het mogelijk om een account aan te maken voor het gebruik van Mainchain, een online klantenportaal. Om dit account aan te maken, vragen wij u om uw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, de plaats en het land van vestiging, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. Deze gegevens hebben we nodig om opvolging te geven aan uw informatie-, offerte- en zendingsaanvragen. Deze gegevens worden opgeslagen buiten de EEA, in Nieuw-Zeeland.
Klanten
Uw zending
Zodra u een zending heeft aangevraagd en/of u uw offerte heeft geaccepteerd, kunt u zendingsnotificaties ontvangen per sms of per e-mail, mits u vooraf heeft aangegeven deze te willen ontvangen. Indien u via onze Rijo-tool uw offerte heeft geaccepteerd heeft u de mogelijkheid om in deze tool een account aan te maken voor toekomstige zendingen. U kunt de volgende keer sneller een nieuwe zending boeken. Ook kunt u uw historie ten aanzien van uw zendingsaanvragen en offerteaanvragen terugvinden. Via deze tool is het ook mogelijk om uw gegevens zelf aan te passen indien deze niet meer actueel zijn.
Facturen
Mainfreight maakt voornamelijk gebruik van e-invoicing, hetgeen betekent dat wij onze facturen digitaal naar u toezenden. In sommige gevallen verzenden wij facturen ook per post. Zendings-, klant- en factuurgegevens worden conform de wettelijke bewaartermijnen bewaard.
Mailings
Als klant van Mainfreight zult u per kwartaal een nieuwsbrief ontvangen waarin u wordt geïnformeerd over ontwikkelingen binnen Mainfreight, ontwikkelingen binnen de markt en relevante klantencases. Daarnaast zullen wij u per e-mail op de hoogte houden van onze dienstverlening, en kunnen wij u per e-mail een uitnodiging zenden voor een klantendag. Mainfreight verstuurt deze mailings op grond van een eigen gerechtvaardigd belang. U kunt zich uitschrijven voor deze mailings door gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid onderaan iedere e-mail. Bij afmelding zullen wij uw e-mailadres binnen één week verwijderen uit de mailinglijst.
Mainfreight zal u tevens de noodzakelijke e-mails versturen om een aangevraagde offerte te verzenden, uw zending te bevestigen en om uw eventuele vragen te beantwoorden.
Klantenenquêtes
Mainfreight stuurt op regelmatige en willekeurige basis klantenenquêtes uit, zodat we onze producten en diensten continue voor u blijven verbeteren. We verwerken uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en de inhoud van de feedback die u verstrekt via deze enquêtes en we delen die met de betrokken teams, afhankelijk van de vragenlijst. We nemen mogelijk contact met u op om zaken te verduidelijken mocht dat nodig zijn.
Sollicitanten
Als u wilt weten op welke manier we uw sollicitatie verwerken, dan kunt u dit lezen in de privacyverklaring zoals gepubliceerd op onze verschillende carrièrewebsites:
- https://careers.mainfreight.com Mainfreight Europa
- http://www.team.mainfreight.com/ Mainfreight Nieuw-Zeeland
Bezoekers van het bedrijfsterrein
Om de veiligheid van de bezoekers van het bedrijfsterrein van Mainfreight te kunnen waarborgen, maakt Mainfreight gebruik van camerabeelden en inschrijflijsten. Hiertoe bestaat een gerechtvaardigd belang van Mainfreight.
Camerabeelden
Mainfreight’s bedrijventerrein wordt gemonitord door middel van camerabeelden om criminaliteit en fraude tegen te kunnen gaan. U kunt dus, als u ons bedrijfsterrein bezoekt, worden gefilmd. Dit wordt duidelijk aangegeven op waarschuwingsborden op het terrein. Deze camerabeelden worden maximaal vier weken na het maken van de betreffende opname bewaard, tenzij er sprake is van een incident. In dat geval worden de betreffende beelden bewaard tot het incident is afgehandeld.
Inschrijflijsten
Om ervoor te zorgen dat Mainfreight op de hoogte is van het aantal personen (waaronder bezoekers) dat op een bepaald moment aanwezig is op haar bedrijfsterrein wordt gebruik gemaakt van een inschrijflijst voor bezoekers. Op deze inschrijflijst dient iedere bezoeker zich in te schrijven met vermelding van zijn naam, bedrijf, telefoonnummer, kenteken, en aanmeld- en afmeldtijd. Mocht zich een calamiteit voordoen, dan zal Mainfreight aan de hand van deze inschrijflijsten kunnen controleren welke bezoekers zich nog in het pand of op het bedrijfsterrein bevinden. De inschrijflijsten worden één week bewaard.
Persoonsgegevens indirect, via derden verkregen
Het is mogelijk dat we uw persoonlijke gegevens van derden krijgen. Dat kan in de volgende situaties het geval zijn:
E-commerceklanten/B2C-klanten
We verstrekken warehousing- en transportservices aan een brede groep klanten; en sommige van deze klanten bieden e-commerceactiviteiten of B2C-activiteiten aan voor hun klanten. Orders die bij hen binnenkomen, worden met ons gedeeld voor verwerking, verzending en communicatie rondom tracking. Hiervoor worden uw contactgegevens, ordergegevens en bezorgadres met ons gedeeld.
Overige logistieke partijen
We ontvangen ook transportverzoeken van andere logistieke partijen om uit te voeren. Persoonsgegevens die aan deze partijen worden verstrekt, worden door hen met ons gedeeld zodat we deze verzendingen kunnen uitvoeren. Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens (wanneer een thuisadres wordt gebruikt) met ons gedeeld: inlaadadres, bezorgadres, naam contactpersoon inlaad-/bezorgadres, categorie goederen en verdere verzendgegevens.
Beveiliging van persoonsgegevens
Mainfreight zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens goed beschermd zijn, daarbij rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van implementatie en de aard, omvang, context en doeleinden van verwerking, evenals het risico van verschillende waarschijnlijkheid en de zwaarte van de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
Met deze beschermingsmaatregelen probeert Mainfreight persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde en onrechtmatige verwerking en probeert onopzettelijk verlies en vernietiging van of schade aan persoonsgegevens te voorkomen.
Persoonsgegevens delen met internationale partijen en/of derde landen
Als u zich buiten Nieuw-Zeeland bevindt en u kiest ervoor om ons informatie te verstrekken, houd er dan rekening mee dat we de informatie, inclusief uw persoonsgegevens, naar Nieuw-Zeeland overbrengen en daar (ook) verwerken.
Mainfreight zal uw persoonsgegevens enkel in bepaalde gevallen delen met andere partijen, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, dit wettelijk verplicht is of een bevoegde autoriteit dit verzoekt, u uw toestemming hiervoor heeft gegeven of indien Mainfreight hiertoe een gerechtvaardigd belang heeft.
Omdat wij bepaalde zendingen en –aanvragen niet zelf realiseren, is het mogelijk dat wij uw zending laten verwerken door een andere logistieke partij en gebruik maken van charters, agenten, luchtvaartmaatschappijen en rederijen. Om uw zending uit te kunnen laten voeren, zullen wij de strikt noodzakelijke gegevens verstrekken aan deze partijen.
Bedenk dat wanneer u via e-mail contact met ons opneemt, de inhoud ook zal worden gecontroleerd op schadelijke inhoud door, en opgeslagen wordt, bij een externe partij in Australië.
Voor het versturen van mailings en de MainMail (de digitale nieuwsbrief) maakt Mainfreight gebruik van MailChimp en MailPlus. Mainfreight gebruikt AskNicely voor het versturen van klantenenquêtes en voor het ontvangen van de rapportages met antwoorden. Zowel MailChimp als AskNicely zijn in de VS gevestigd en zijn gecertificeerd door de EU-US Privacy Shield en bieden daardoor een passend beschermingsniveau.
Voor zover deze partijen buiten de Europese Unie zijn gevestigd, zal Mainfreight passende waarborgen treffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beveiligd. Voor landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft afgegeven, geldt dat zij al een passend beschermingsniveau bieden. In andere gevallen zal Mainfreight afzonderlijk contractuele afspraken maken met deze derde partij. U kunt te allen tijde een kopie van deze getroffen waarborgen verkrijgen.
Uw rechten
U heeft het recht om Mainfreight te verzoeken om inzage van en correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van een u betreffende verwerking. U heeft in sommige gevallen ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, en om uw gegevens aan u te laten overdragen.
Binnen maximaal één maand zult u een reactie op uw verzoek ontvangen. Deze termijn kan worden verlengd met twee maanden, afhankelijk van het aantal verzoeken en/of de complexiteit hiervan. Hiervan zullen we u ook binnen één maand informeren. Als uw verzoek wordt afgewezen, zullen we u ook aangeven waarom uw verzoek zonder gevolg is gebleven. Mocht u het niet eens zijn met de inhoud van onze reactie of de afwijzing van uw verzoek, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij uw Toezichthoudende Autoriteit of om beroep bij de rechter in te stellen.
Contact
|
Mainfreight Europe |
|
Mainfreight Americas Mainfreight Inc. |
|
Mainfreight New Zealand |
Mainfreight Australia |